26. November 2010

Zwischenabnahmen

Zwischenabnahmen während des Projektes sind ohne Zweifel gut und notwendig. Sie geben dem Projekt eine gewisse Sicherheit, in die nächste Phase überzugehen. Sie bilden somit auch eine Art Scope-Basis auf der der Projektleiter weiter verhandeln kann.
Die Frage stellt sich aber, wann Zwischenabnahmen gemacht werden sollen und wie.

Dazu soll sich der Projektleiter aber erst einmal im Klaren sein, wo oder zu welchem Zeitpunkt es in seinem Projekt eine Zwischenabnahme geben soll.

Beispiele:
  • Nach Abschluss der Konzeption beziehungsweise vor dem Umsetzungsstart
  • Nach Erarbeitung des Designs
  • Vor Migrationsbeginn
  • Allgemein bei Erreichung von Meilensteinen
Zwischenabnahmen können auf unterschiedliche Art und Weisen durchgeführt werden. Am besten gibt dies  der Projektleiter vor. Hier ein paar Beispiele:

1. Zwischenabnahme-Protokoll: 
Der Projektleiter und der Auftraggeber erstellen ein Zwischenabnahme-Protokoll in dem ein Teil des Projektes (z.B. Screendesign) formal abgenommen wird. Das Protokoll wird von beiden Seiten unterzeichnet und gelangt in die allgemein zugängliche Projektablage.

2. Zwischenabnahme über das Issuetracking System:
Im Issuetracking-System (Beispielsweise JIRA) wird ein Task für die Zwischenabnahme erstellt (z.B. Abnahme des Screendesigns). Der Auftraggeber bestätigt nun die Abnahme über das Issue Tracking System, in dem er das Issue entsprechend kommentiert und auf "Done" setzt. Hat er Ergänzungen zur Abnahme, so kann er diese ebenfalls über die Kommentarfunktion hinzufügen.

3. Zwischenabname im Wochenreport:
Der Projektleiter vereinbart mit dem Auftraggeber, dass die Zwischenabnahme erfolgt ist und dokumentiert dies im Wochenreport. Wichtig hier ist, dass der Auftraggeber, den Wochenreport formal abnimmt (z.B. schriftliche Bestätigung per Mail oder ebenfalls über das Issue Tracking System (idealerweise ist das aber sowieso bei jedem Wochenreport der Fall).

4. Zwischenabnahme über Mail:
Der Projektleiter erstellt ein Bestätigungsmail für die Zwischenabnahme und der Auftraggeber bestätigt dieses.

Empfehlung:
Aus meiner Erfahrung eignet sich Punkt 2 am Besten für eine Zwischenabnahme. Wenn sich der Prozess über das Issue Tracking System etabiliert hat, so ist das die schnellste Art und Weise, eine Zwischenabnahme durchzuführen.
Die Erstellung eines Zwischenabnahme-Protokolls ist in vielen Fällen sehr aufwändig. Für die Unterzeichnung ist idealerweise ein physisches Meeting notwendig, allenfalls muss danach das Protokoll nochmals angepasst werden und erst dann kann die Unterschrift erfolgen. Solche Anpassungen können über die Kommentarfunktion im Issue Tracking System einfach und schnell gemacht werden.
Punkt 3 eignet sich auch gut für die Zwischenabnahme, aber nur dann, wenn sich im Projekt ein Abnahmeprozess für die Wochenreports etabiliert hat. Wenn nicht, wäre es nicht konsequent, wenn der Auftraggeber einmal den Wochenreport formal abnehmen muss und ein andermal nicht.
Punkt 4 ist nur dann zu empfehlen, wenn keine weiteren Hilfsmittel (Issue Tracking oder Wochenreport) vorhanden sind. Ansonsten werden Mails oftmals versehentlich gelöscht oder gehen in der Menge der Mails unter.
Die Endabnahme sollte aber in jedem Fall auf schriftlichem Weg in einem Abnahmeprotokoll erfolgen.

Wichtig ist, solche Abnahmeprozesse zu Beginn des Projektes mit dem Auftraggeber festzulegen, so dass diese Zwischenabnahmen reibungslos erfolgen können und die Weiterarbeit am Projekt nicht verhindern oder verzögern.

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