Meetings müssen immer vom Meetinginitiator vorbereitet werden, das ist selbstverständlich und muss an dieser Stelle nicht genauer erläutert werden. Auch ein anschliessendes Protokoll gehört zu einem Meeting. Ich gehe in diesem Post eher auf die Kommunikation in einem Meeting ein und gebe ein paar Tips, was man dabei beachten sollte:
1. Sich verstehen
Immer wieder erlebe ich Situationen, in denen 5 Leute an einem Tisch sitzen und über ein Issue diskutieren und dabei komplett aneinander vorbei reden. Bei solchen Situationen hilft es, zuerst ein gemeinsames Verständnis für das Problem zu schaffen, beispielsweise, in dem das Problem aufgezeichnet wird. Oder in dem jeder seine Sichtweise erläutert.
2. Hilfmittel verwenden
Oftmals werden für ein Meeting PPT Slides vorbereitet und gezeigt. Das hat aber viel mehr Präsentations- an Stelle von Meeting-Charakter. Präsentationen sind für den Roten Faden im Meeting sicher hilfreich. Dennoch sollten auch andere Hilfsmittel verwendet werden, beispielsweise Flipchart oder ein Issue direkt am System oder auf dem Web anschauen und besprechen.
3. Moderieren
Endlos-Diskussionen sollten vermieden werden. Hierfür ist es hilfreich, wenn jemand bewusst die Moderations-Rolle übernimmt. Der Moderator hat auch die Zeit, welche für das Meeting vorgesehen im Griff und schaut, dass alle Themen besprochen werden können oder verschiebt Themen in ein nächstes Meeting. Der Moderator soll auch dafür sorgen, dass alle Beteiligten beim Thema bleiben. Hilfreich ist, wenn zu Beginn des Meetings, alle (ausser derjenige der das Protokoll schreibt) die Handys und Notebooks beiseite legen. Diese lenken oft von der eigentlichen Thematik ab
4. Zuhören und Ausreden lassen
Wichtig ist, die Personen ausreden zu lassen. Wenn der Projektleiter aber dabei ein Mail liest, oder mit den Gedanken komplett woanders ist, ist das genauso respektlos, wie wenn man der Person das Wort abschneiden würde. Zuhören ist wichtig, auch wenn nicht immer alles mit der Thematik zu tun hat. Wenn das Gesagte ein anderes Thema betrifft, so soll der Moderator das auf ein nächstes Gespräch verschieben.
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