25. Oktober 2010

Teil 1: Projektkommunikation über E-Mail

Es gibt sehr viele Quellen im Internet, die darüber berichten, wie man E-Mails schreiben soll und was die wichtigstend Grundregeln dazu sind. Ich habe mir diese Quellen für die Verfassung dieses Posts bewusst nicht angeschaut, sondern berichte hier über die gemachten Erfahrungen im Umgang mit Mails in einem Projekt.

In einem Projekt, egal ob man mit dem Kunden oder mit dem Projektteam, dem Projektauftraggeber oder mit den Stakeholdern über Mail kommuniziert sollten folgende einfache Regeln befolgt werden:

  • Empfänger klar definieren
  • Handlungsaufforderung aufführen
  • Grund aufführen, warm der Empfänger dieses Mail erhält
  • Datum bis wann etwas erledigt sein soll
  • Text strukturieren für die bessere Übersichtlichkeit, insbesondere bei längeren Mails
  • Bei Mails mit "kritischem" Inhalt vor dem Abschicken des Mails mit dem Empfänger telefonieren und den Inhalt mündlich besprechen. Den Empfänger also auf den kritischen Inhalt vorbereiten. 

Ein schlechtes Beispiel:














Fazit: Ein solches Mail landet bei mir relativ schnell im Papierkorb. Ich muss hier ja nichts konkretes machen.

Ein gutes Beispiel:





Wichtig ist, diese Regeln auch zu befolgen, wenn beispielsweise ein "FYI"-Mail (For your Information Mail) weitergeleitet wird. Hier soll man unbedingt reinschreiben, warum das Mail für den Empfänger wichtig ist, sonst besteht ebenfalls die Gefahr, dass das Mail schnell im Papierkorb landet, obwohl es eigentlich wichtig gewesen wäre. Es erleichtert dem Leser auch, auf einen Blick zusehen, worum es geht.

Auch soll sich der Verfasser gut überlegen, an wen das Mail verschickt werden soll. CC Mails sollten wenn möglich vermieden werden. BBC Mails sind aus meiner Sicht ein absolutes "NoGo". 


Kommentare:

  1. Bei E-Mail Kommunikation mit dem TopMgmt. oder anderen hochrangigen Stakeholdern habe ich mich immer bemnüht die Kernaussage im ersten Satz unterzubringen. Die Aufmerksamkeit und Aufnahmefähigkeit nimmt im weiteren Lesen der Mail doch rapide ab. Steht im ersten Satz gleich die Kernaussage ("ich benötige eine Entscheidung über XYZ bis zum XX.YY.ZZZZ ansonsten [Konsequenz]" o.ä.) hat man bessere Chancen Gehör zu finden. Sicher ist es auch ein Unterschied ob ich an Kollegen oder Vorgesetzte eine Mail verfasse und im Detail kommt es auf den Anlass/das Thema an. Für gute Kommunikation ist mir dieses Buch empfohlen worden: http://amzn.to/bFt2gj

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  2. Danke für den Kommentar und die Ergänzungen. Das Buch sieht tatsächlich interessant aus. Muss ich mir mal bestellen.

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