Vorsicht im Umgang mit Grobkostenschätzungen

Ich habe schon oft die Situation erlebt, dass ich eine Ausschreibung auf dem Tisch liegen habe, bei dem der Kunde ein sogenanntes "Full Service" Projekt offeriert haben möchte. "Full Service" im Bereich E-Business heisst in diesem Fall: Konzeption und Design einer neuen E-Business Lösung, danach die Implementierung der Lösung und zum Schluss noch der Betrieb dieser Lösung. Dass soll nun alles in eine Offerte gepackt werden und entsprechend mit Zahlen versehen werden.

Es ist aber ziemlich schwierig, die Umsetzung einer Lösung zu schätzen, wenn noch keine Konzepte vorliegen. Hier gibt es die Möglichkeit, jeweils für die Umsetzung eine Grobkostenschätzung abzugeben, die auf Erfahrungswerten basiert. Das hat den Vorteil, dass der Auftraggeber eine Übersicht über die Kosten für die Komplettdienstleistung erhält, und wir haben die Möglichkeit, die Umsetzungskosten nach abgeschlossener Konzeption nochmals zu verifizieren.
Das klingt alles ganz gut und plausibel... ABER: Der Auftraggeber nagelt einem in der Regel auf den Betrag der Grobkostenschätzung fest und erwartet dann auch, dass die Umsetzung in diesem geschätzten Kostenrahmen durchgeführt werden kann.

Damit beginnt das Scope-Management bereits in einer sehr frühen Phase des Projektes. Hier einige Tipps, damit die Umsetzungskosten die Grobkostenschätzung nicht übersteigen:

• Der Umsetzungsaufwand kann über die Konzeption gesteuert werden. Hat der Kunde plötzlich neue Requirements oder ändert den Scope so kann bereits in der Konzeption darauf hingewiesen werden, dass das Impact auf den Umsetzungsaufwand hat. 
• Bei kleineren Budgets sollte in der Konzeption berücksichtigt werden, dass nicht die Luxusversion konzipiert wird, sondern die Version, die mit dem vorhandenen Budget auch umgesetzt werden kann. 
• Falls der Umsetzungsaufwand nach abgeschlossener Konzeption angepasst werden muss, so soll der PL genau argumentieren können, wie es zu den Mehraufwänden gekommen ist. Mehraufwände müssen für den Kunden transparent und nachvollziehbar sein.
• Hilfreich ist es, wenn man zu Beginn mit dem Kunden definiert hat, was der genaue Trade-Off des Projektes ist: Hat ein Endtermin die höchste Priorität, dann sind Kosten und Scope flexibel. Hat das Budget Priorität, dann sind Termine und Scope flexibel. Hat der Scope Priorität, dann ist das Budget und der Termin flexibel. Der Trade-Off soll während der Konzeptionsphase dem Kunden und dem Konzeptionsteam immer vor Augen gehalten werden.
• Falls während der Konzeptionsphase ein Design erarbeitet wird, so muss genau geprüft werden, dass sich im Design nicht neue Features einschleichen. Hat der Kunde nämlich Konzept und Design abgenommen, so ist das ebenfalls festgenagelt. Auch wenn auf dem Design allfällige eingeschlichene neue Features nicht konzipiert sind, erwartet der Kunde, dass er dies kriegt. Hier auch den Kunden auf den Scope aufmerksam machen.

Für den Kunden ist es natürlich immer eine bittere Pille, wenn er im Endeffekt mehr aufwänden muss. Aus diesem Grunde sind die Transparenz und die ständige Kommunikation diesbezüglich während der Konzeptionsphase extrem wichtig.

Fazit:
Grobkostenschätzung: ja, auf jeden fall anwenden, aber nur unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte.