5. Mai 2011

Hilfe ein Change Request

Es gibt praktisch kein Projekt, in dem es keine Changes gibt.  An und für sich ist das auch nicht schlecht, doch sollte der Projektleiter auf Changes vorbereitet sein und bei dessen Auftreten entsprechend handeln können.

Auswirkungen von Change Requests (CR)
Änderungen während eines Projektes wirken sich oft drastisch auf die Projektdurchführung aus. Insbesondere dann, wenn der Änderungsaufwand so gross ist, dass ein neues Arbeitspaket gebildet werden muss und mit in die Projektplanung einbezogen werden muss. Hier entstehen neue Teilziele (weil neues Arbeitspaket), zusätzliche Kosten und neue Termine. Dies kann zu einer Änderung des vertraglichen Liefer- und Leistungsumfanges führen.
In der Regel bringen  Änderungen eine Neukalkulation der Kosten, Termine und Risiken mit sich. Um vom Auftraggeber Mehrkosten, respektive eine Terminverschiebung zu verlangen ist eine saubere Dokumentation der Änderungen, inklusive  deren Kosten und Termine unumgänglich.

Aufwandschätzung von CR's
Es wird sehr oft unterschätzt: ein Change Request bringt auch einen grossen administrativen Aufwand mit sich. So muss der PL prüfen, ob sich der CR mit den ursprünglich vereinbarten Zielen verträgt, wo dieser im vorliegenden Projektplan eingebaut werden kann, wie die Risikoeinschätzung aussieht, ob andere Arbeitspakete dadurch "gefährdet" sind und nicht zuletzt muss der CR auch geschätzt werden.
Um eine optimale Schätzung abliefern zu können, sollte der PL untenstehende Fragen, welche er mit dem Projektteam klären sollte bereithalten:
  • Wurde bei dieser Schätzung das Testing berücksichtigt?
  • Wurde bei dieser Schätzung das Deployment berücksichtigt?
  • Können allfällige Risiken auftreten? (Risikopauschale mit einberechnen)
  • Wurde bei dieser Schätzung die zusätzlich anfallende Dokumentation und Spezifikation berücksichtigt?
  • Sind die Projektleitungs- und Administrationsaufwände mit einberechnet?

Kommunikation von CRs  
Tritt ein Change Request auf, so muss dieser natürlich auch als solcher erkannt werden. Nicht selten schleichen sich CRs nämlich ins Projekt ein, ohne dass dagegen etwas unternommen wird.
Sobald aber ein CR auf dem Tisch liegt, muss dies entsprechend kommuniziert werden, beispielsweise über das Issue Tracking System oder im Weekly Report.
Dem Auftraggeber muss transparent aufgezeigt werden, welche Auswirkungen der CR in Bezug auf Kosten, Termine und weitere Arbeitspakete hat. Der CR muss anschliessend vom Auftraggeber genehmigt werden.