18. März 2011

Fortschrittskontrolle - was der PM berücksichtigen sollte

Wie messe ich den Fortschritt in meinem Projekt? Eigentlich eine tägliche Arbeit des Projektleiters, allerdings eine nicht ganz anspruchslose Aufgabe.
Der Projektleiter muss sich bei der Fortschrittkontrolle (wie bei der gesamten Projektsteuerung auch) sich im Klaren sein muss, was der Trade-Off des Projektes ist. Darauf aufbauend soll auch die Fortschrittskontrolle gemacht werden.

Aus meiner Sicht gibt es folgende Grundregeln, die bei der Fortschrittskontrolle zwingend gemacht werden sollte:

Ganzheitliche Fortschrittskontrolle
Für eine zuverlässige Aussage über den aktuellen Projektstand. müssen immer alle Dimensionen (Kosten, Termine und Leistung) berücksichtigt werden sollen. Dem Auftraggeber hilft es wenig, wenn ihm mitgeteilt wird, dass für das Arbeitspaket X 5 Tage aufgelaufen sind. Wenn er aber gleichzeitig weiss, dass das Arbeitspaket zur Hälfte fertig gestellt ist und dass es planmässig abgeschlossen werden kann, ist das um einiges aussagekräftiger.

Prognosen erstellen
Dies ist integrierender Bestandteil der Fortschritssmessung: Je nach Trade Off muss der Projektleiter eine zuverlässige Aussage über die Endkosten, resp. Endtermin des Projektes machen können. Gerade bei fixen Kosten (oder Terminen) muss er wissen, ob mit dem bereits geleisteten Umfang des Projektes die Kosten oder der Termin gehalten werden kann. Kann er dies nicht bestätigen, so muss er entsprechend steuern. Entsteht ein Mehraufwand, gibt es zwei Methoden die hilfreich sind:
  • Additiv
    Der Projektleiter zählt den zum Zeitpunkt x angefallenen Mehraufwand zur Kostenschätzung, resp. Endtermin des AP’s hinzu. Diese Methode kann dann angewendet werden, wenn der Projektleiter davon ausgeht, dass der angefallene Mehraufwand einmalig ist (beispielsweise auf Grund einer einmaligen Einarbeitung eines weiteren Projektmitarbeiters).
  • Linear
    Hier zählt der Projektleiter den angefallenen Mehraufwand auf sämtliche folgende Arbeitsschritte bis zur Fertigstellung des Arbeitspaketes hinzu. Diese Methode wendet der Projektleiter an, wenn er sieht, dass der angefallene Mehraufwand sich wiederholen wird (beispielsweise wenn ein Projektmitarbeiter regelmässige Unterstützung eines Experten benötigt).
Transparente Kommunikation gegenüber dem Auftraggeber ist hier unabdingbar, insbesondere dann, wenn es eine Planabweichung gibt (Vgl. Post über Verhandlung und Projektleitung)
 
Nicht nur auf Zahlen fixieren:
Wichtig ist, dass sich der Projektleiter nicht nur auf die Zahlen fixiert, sondern auch das persönliche Gespräch mit dem Projektteam wie auch mit dem Auftraggeber sucht. Insbesondere bei einer Abweichung sollte der Auftraggeber informiert werden. Es soll ihm aufgezeigt werden, was man tun kann, damit das ursprünglich vereinbarte Ziel dennoch erreicht werden kann. Das ist schlussendlich eine Teamarbeit, die von allen Teammitgliedern Kreativität und Mitdenken erfordert.

3. März 2011

Der Projektleiter darf auch mal "Nein" sagen

Ich wurde kürzlich gefragt, wie man lernt, "Nein" zusagen. Ehrlicherweise hatte ich keine Antwort auf diese Frage. Vielleicht liegt das im Naturel der Person, dass man selbst merkt, wenns genug ist, und wann man "Stopp" sagt. Trotzdem kann ich ein paar einfache Tipps mitgeben, die das "Nein" sagen aus Projektsicht allenfalls erleichtern.

1. Erkenntnis 
Bevor man überhaupt "Nein" sagen kann, muss der Projektleiter erkennen, dass für einen zusätzlichen Auftrag, Task oder Meeting nun wirklich keine Zeit (oder auch kein Budget) mehr übrig ist. Fehlt diese Erkenntnis, ist der Projektleiter gar nicht in der Lage, etwas zurückzuweisen. Um diese Erkenntnis zu erhalten, muss der Projektleiter den Projektumfang, den Fortschritt, die Abmachungen etc. sehr gut kennen. Eine saubere Dokumentation der Entscheide, des Scopes etc. ist hierfür zwingende Voraussetzung.

2. Sachliche Begründung
Der Projektleiter ist eigentlich immer in der "konfortablen" Situation, dass nahezu alles sachlich in den Dimensionen Kosten, Termine und Leistung (das Magische Dreieck) ausdiskutiert und begründet werden kann. Kommt der Projektauftraggeber mit einem zusätzlichen Auftrag oder einer zusätzlcihen Anforderung, so muss der Projektleiter sich sofort über folgendes Gedanken machen:
  • Welche Auswirkungen hat das auf meinen Endtermin?
  • Welche Auswirkungen hat das auf das Budget?
  • Welche Auswirkungen hat das auf den Rest des Projektumfangs? (Birgen sich darin allfällige Risiken, die andere Leistungen/Funktionen massiv beeinträchtigen?)
3. Die Entscheidung zum "Nein" verlagern
Kann oben genannte Begründung dem Auftraggeber veranschaulicht werden, so erreicht der Projektleiter eine Verlagerung des Entscheides. Die Entscheidung, ob nämlich allenfalls der Termin nicht gehalten werden kann, oder das Budget erhöht werden muss oder ob das Risiken mit sich bringt, liegt beim Auftraggeber und nicht mehr beim Projektleiter. Trotzdem ist es hilfreich, wenn der Projektleiter hier eine Empfehlung abgeben kann. Sind nämlich die notwendigen Mittel vorhanden, so braucht es allenfalls gar keine Zurückweisung.

4. Es darf nicht endlos weitergehen
Nichts desto Trotz braucht es irgendwann ein (Projekt)-Ende. Für das Projekt ist es nicht immer von Vorteil, wenn ständig noch was dazu kommt, auch wenn dafür das notwendige Zeit- und Kostenbudget zur Verfügung gestellt wird. Der Projektleiter soll sicherstellen, dass der Projekt kein "Endlosprojekt" wird und entsprechend dagegen steuern. Dies kann er ebenfalls mit einer Argumentation hinsichtlich der Risiken sicherstellen.

5. Ein "Nein" gegenüber dem Vorgesetzten oder dem Projektteam
"Kannst du nicht noch schnell den Task erledigen und die Dokumentation fertig schreiben?" "Kannst Du nicht schnell in einer Stunde das Projekt vor der Geschäftleitung vorstellen?" Auf den Projektleiter treffen täglich unvorhergesehene Aufgaben. Klare Arbeitspriorisierung ist Voraussetzung, dass alle Aufgaben seriös gemacht werden können. Genau wie beim Auftraggeber auch, muss der Projektleiter auch gegenüber dem Team und dem Vorgesetzten argumentieren, warum eine Aufgabe nicht zum gewünschten Zeitpunkt erledigt werden kann, oder wenn eine andere wichtigere Aufgabe unter der sofort angeforderten Aufgabe leidet. Transparente Darstellung der eigenen Tasks und entsprechende Argumentation helfen hier.