Der Projektleiter darf auch mal "Nein" sagen

Ich wurde kürzlich gefragt, wie man lernt, "Nein" zusagen. Ehrlicherweise hatte ich keine Antwort auf diese Frage. Vielleicht liegt das im Naturel der Person, dass man selbst merkt, wenns genug ist, und wann man "Stopp" sagt. Trotzdem kann ich ein paar einfache Tipps mitgeben, die das "Nein" sagen aus Projektsicht allenfalls erleichtern.

1. Erkenntnis 
Bevor man überhaupt "Nein" sagen kann, muss der Projektleiter erkennen, dass für einen zusätzlichen Auftrag, Task oder Meeting nun wirklich keine Zeit (oder auch kein Budget) mehr übrig ist. Fehlt diese Erkenntnis, ist der Projektleiter gar nicht in der Lage, etwas zurückzuweisen. Um diese Erkenntnis zu erhalten, muss der Projektleiter den Projektumfang, den Fortschritt, die Abmachungen etc. sehr gut kennen. Eine saubere Dokumentation der Entscheide, des Scopes etc. ist hierfür zwingende Voraussetzung.

2. Sachliche Begründung
Der Projektleiter ist eigentlich immer in der "konfortablen" Situation, dass nahezu alles sachlich in den Dimensionen Kosten, Termine und Leistung (das Magische Dreieck) ausdiskutiert und begründet werden kann. Kommt der Projektauftraggeber mit einem zusätzlichen Auftrag oder einer zusätzlcihen Anforderung, so muss der Projektleiter sich sofort über folgendes Gedanken machen:

• Welche Auswirkungen hat das auf meinen Endtermin?
• Welche Auswirkungen hat das auf das Budget?
• Welche Auswirkungen hat das auf den Rest des Projektumfangs? (Birgen sich darin allfällige Risiken, die andere Leistungen/Funktionen massiv beeinträchtigen?)

3. Die Entscheidung zum "Nein" verlagern
Kann oben genannte Begründung dem Auftraggeber veranschaulicht werden, so erreicht der Projektleiter eine Verlagerung des Entscheides. Die Entscheidung, ob nämlich allenfalls der Termin nicht gehalten werden kann, oder das Budget erhöht werden muss oder ob das Risiken mit sich bringt, liegt beim Auftraggeber und nicht mehr beim Projektleiter. Trotzdem ist es hilfreich, wenn der Projektleiter hier eine Empfehlung abgeben kann. Sind nämlich die notwendigen Mittel vorhanden, so braucht es allenfalls gar keine Zurückweisung.

4. Es darf nicht endlos weitergehen
Nichts desto Trotz braucht es irgendwann ein (Projekt)-Ende. Für das Projekt ist es nicht immer von Vorteil, wenn ständig noch was dazu kommt, auch wenn dafür das notwendige Zeit- und Kostenbudget zur Verfügung gestellt wird. Der Projektleiter soll sicherstellen, dass der Projekt kein "Endlosprojekt" wird und entsprechend dagegen steuern. Dies kann er ebenfalls mit einer Argumentation hinsichtlich der Risiken sicherstellen.

5. Ein "Nein" gegenüber dem Vorgesetzten oder dem Projektteam
"Kannst du nicht noch schnell den Task erledigen und die Dokumentation fertig schreiben?" "Kannst Du nicht schnell in einer Stunde das Projekt vor der Geschäftleitung vorstellen?" Auf den Projektleiter treffen täglich unvorhergesehene Aufgaben. Klare Arbeitspriorisierung ist Voraussetzung, dass alle Aufgaben seriös gemacht werden können. Genau wie beim Auftraggeber auch, muss der Projektleiter auch gegenüber dem Team und dem Vorgesetzten argumentieren, warum eine Aufgabe nicht zum gewünschten Zeitpunkt erledigt werden kann, oder wenn eine andere wichtigere Aufgabe unter der sofort angeforderten Aufgabe leidet. Transparente Darstellung der eigenen Tasks und entsprechende Argumentation helfen hier.