"Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet".
Alle Projektleiter kennen diesen Spruch und alle denken "ja, ja, das ist ein alter Hund und mir passiert es sicher nicht, dass mein Projekt mit einem Desaster beginnt."
Die Realität und auch meine Erfahrung zeigen, dass viele Projekte trotz nützlichen Checklisten dennoch oftmals nicht gut starten.
Mit dem Kickoff ist der Start nicht abgeschlossen
Oftmals wird angenommen, dass ein Projekt mit dem Kick off gestartet ist und dass danach volle Fahrt aufgenommen werden kann. Ein Irrtum. Im Kickoff wird aufgezeigt, WIE das Projekt aufgesetzt und geleitet wird, es wird definiert, welche Rollen es gibt, was die Eckdaten sind, die Aufgabenverteilung, wie die Reports aussehen etc.
Das heisst aber noch lange nicht, dass das bereits schon so umgesetzt wurde. Ein Projektstart ist dann zu Ende, wenn das Projekt auf Kurs ist und die Rahmenbedingungen nicht nur definiert sondern auch erfüllt sind.
Alle rennen los - in total unterschiedliche Richtungen
Nach dem Kickoff sind alle motiviert möglichst schnell ein gutes Ergebnis präsentieren zu können. Jeder macht sich an die Arbeit. Dabei wird oft vergessen, dass einem Projekt ein definierter Scope, ein Budget und ein Termin zu Grunde liegt und dass diese Rahmenbedingungen von den beteiligten eingehalten werden sollten. Während der Projektleiter noch mit den Strukturen (z.B. Projektplan, Risiken, Reporting, vielen Kundenmeetings etc.) beschäftigt ist, merkt er nicht, dass das Projekt hintendurch bereits aus dem Ruder läuft. Er muss also bereits steuern, damit die Rahmenbedingungen entsprechend eingehalten werden.
Genau dieser Punkt darf auf keinem Fall unterschätzt werden. Bis das Projekt Fahrt aufgenommen hat, kann schon sehr viel schief gehen und darauf soll geachtet werden.
Eine Checkliste reicht nicht aus
Checklisten können beim
Projektstart helfen, aber die Checkliste und die abgearbeiteten Punkte
darauf reichen noch lange nicht aus, dass das Projekt auch wirklich gut
startet.
Schlussendlich muss der Projektleiter die Fäden in der
Hand haben und das Projekt leiten, dabei kann er mit seiner Checkliste
eine gewisse Sicherheit kriegen, aber wie das Projekt geleitet wird,
seht meistens nicht auf der Checkliste, das muss man selbst tun.
Der Projektplan kann helfen
Einmal mehr ist eine feinsäuberliche Planung, bei der die oben stehende Punkte berücksichtigt werden, notwendig um das Projekt auf Kurs zu bringen.
Lieber zu Beginn nicht viele Aktivitäten parallel laufen lassen. Sondern zuerst die Gefässe/Strukturen schaffen und dann erst mit der Crew loslegen. Gerade zu Beginn muss der Projektleiter die Projektmitglieder sehr stark führen, damit die sich in den vorgegebenen Strukturen einfinden. Aber auch der Auftraggeber braucht zu Beginn sehr viel Aufmerksamkeit, nicht zuletzt auch deswegen, weil in dieser Phase das Vertrauen aufgebaut wird.
Hinzu kommt, dass am Anfang des Projektes von allen Seiten viele Fragen gestellt werden, die es zu beantworten gilt und auch den anderen mitzuteilen gilt. Das alles braucht sehr viel Zeit und kann und soll auch nicht parallel laufen. Denn soviel auf einmal kann ein Projektleitder nicht machen und damit sind die Folgefehler vorprogrammiert.
Fazit
Der Projektstart ist nicht tivial. Es muss sehr viel berücksichtigt werden, damit das Projekt erfolgreich Fahrt aufnimmt. Leider passieren am Anfang auf Grund von Überlastung des Projektleiters Fehler, die später dann ziemlich ungemütlich werden können. Achtet darauf - einen Schritt nach dem andern zu tun.
