19. November 2010

Projektleitungs-Stolpersteine: Weiterleiten von Mails

Des öfteren erlebe ich folgende Situation:
Der Kunde hat per Mail eine Anfrage an den Dienstleister (den Projektleiter) gestellt. Der Projektleiter leitet das Mail intern an den Entwickler weiter, weil er die Anfrage nicht selbst beantworten kann. Der Entwickler antwortet auf das Mail und der Projektleiter leitet das Mail mit dem Vermerk "Lieber Kunde, unten stehend finden sie die Antwort" an den Kunden wieder weiter.

So nicht, Projektleiter!

Aus meiner Sicht ist es überhaupt nicht kundenfreundlich, wenn der Kunde, der eine Anfrage erstellt hat, zuerst das ganze Mail Ping-Pong zwischen Projektleiter und Entwickler  durchlesen muss um eine Antwort auf seine Frage zu erhalten.
Der Projektleiter soll sich die Zeitnehmen, selbständig eine Antwot für den Kunden zu formulieren und direkt auf das Mail vom Kunden antworten. Die History zwischen Entwickler und Projektleitung hat nichts im Mail an den Kunden verloren.

Fazit:
Antworten auf eine Kundenanfrage immer selbst formulieren:
  • Der Projektleiter setzt sich so ebenfalls mit der Thematik auseinander und kann auf eine allfällige telefonische Nachfrage des Kunden kompetent reagieren.
  • Das Mail enthält die Sprache des "Projektleiters" und nicht des "Entwicklers", was oftmals für den Kunden verständlicher ist.
  • Der Kunde erhält die Antwort auf einen Blick, ohne das ganze Mail Ping-Pong durchlesen zu müssen.

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