Der Wochenreport

Ich habe schon in vielen Berichten auf den Wochenreport verwiesen, diesen aber noch nie wirklich in einem Beitrag vorgestellt. Das möchte ich nun nachholen.

Der Wochenreport ist ein Kommunikationsmittel, um die Projektbeteiligten und die Stakeholder über den Status des Projektes zu informieren. Aus meiner Sicht müssen im Wochenreport folgend Themen behandelt werden:

Informationen über die Kosten:
Der Leser soll einen überblick über die Kosten erhalten. Idealerweise liegen ihm folgende Informationen vor:

• Wie hoch ist das Gesamtbudget?
• Welche Kosten sind bereits angefallen?
• Welche Kosten sind bereits verrechnet worden?
• Wie hoch ist das Restbudget?

Der Detaillierungsgrad kann hier variieren, bei Projekten mit dem Trade-Off Budget würde ich  beispielsweise die Kosten auf Arbeitspaketebene aufführen.


Informationen über die Termine:
Der Leser soll über die Termine und über den groben Projektplan informiert werden. Es soll ersichtlich sein, wann welche Arbeitspakete auf der Zeitachse abgeschlossen werden.

Informationen über die Leistung:
Es soll aufgeführt sein, wieviel eines Arbeitspaketes bereits geleistet wurde und wie viel noch zu leisten ist. Auch soll angegeben werden, wie hoch die Abweichung von den Plandaten und den effektiven Daten (Kosten, Termine) ist. So hat der Leser bereits in einer frühen Phase eine Übersicht, welche Arbeitspakete tendenziell über Budget ist und wo allenfalls noch Luft ist.

Beschreibung des Projektstatus:
Die oben genannten Punkte wären mal der formale Teil. Das lässt sich übrigens sehr gut in einem Excel mit ein paar netten Grafiken darstellen.
Was aus meiner Sicht aber genau so wichtig ist, ist der Text-Teil, wo in Worten über die Kosten, Termine und Leistungen berichtet wird. Es besteht zwar die Gefahr, dass dann das, was in den Grafiken wiedergegeben wird, nochmals erklärt wird, aber meine Erfahrungen zeigen, dass dies meistens effizienter ist. Im Textteil wird auf Risiken und auf deren Auswirkungen aufmerksam gemacht, hier wird erklärt, wenn ein Change Request beauftragt wurde und deshalb das Kostendach erhöht wurde, hier werden Entscheidungen dokumentiert und es werden auf die wichtigsten Issues (welche allenfalls in einem Issue-Tracking System verwaltet werden) verwiesen.

Formale Abnahme des Wochenreports:
Wichtig ist: der Kunde soll den Wochenreport formal abnehmen. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Idealerweise trifft sich der Projektleiter auch einmal die Woche mit dem Kunden und bespricht den Wochenreport persönlich.
Mit der formalen Abnahme gewinnt der Wochenreport mehr Gewicht und wird dadurch ein wichtiges Kommunikationsmittel im Projekt.