Der War-Room (oder ein Projekt im Ausnahmezustand)

An allen Ecken und Enden brennt es:

• Der Kunde beklagt sich über die schlechte Qualität der gelieferten Software
• Die Entwickler beklagen sich über das zu implementierende Produkt
• Der Produkthersteller gibt dauernd Updates heraus und nach deren Installation läuft die Anwendung nicht mehr korrekt
• Es tauchen immer wieder neue Fehler auf
• Der Projektleiter ist am Ende mit seinem Latein
• Alle sind demotiviert
• Das Projekt kommt nicht vorwärts

Solche Projektsituationen gibt es tatsächlich und sind natürlich für alle Beteiligten ziemlich unschön. Eine Möglichkeit, das Projekt aus dem „Sumpf“ zu ziehen ist der War-Room.
Das Projektteam zieht sich einige Tage zurück und arbeitet in einem Raum am Projekt. Gleichzeitig wird das Team mit Experten angereichert, die zusammen mit dem Team mögliche Lösungszenarien ausarbeiten und gleich auch umsetzen. Im War-Room arbeiten alle am selben Projekt und alle auf das selbe Ziel hinzu.

Was ist dabei zu beachten:

• Definition welche Leute anwesend sein müssen und etwas bewirken können: auch den Kunden mit einbeziehen (er könnte z.B. als Tester mit im War-Room sitzen und wertvollen Input hinsichtlich Qualität/Fehler etc. liefern.)
• Klare Rollendefinition bevor die War-Room Zeit startet: Möglicherweise übernimmt vorübergehend ein erfahrener Experte den technischen Lead oder das Projektmanagement
• Klare Spielregeln: Arbeitszeiten, Mittagspausen etc. müssen festgelegt werden
• Tägliche Briefings- und Debriefings
• Zieldefinition: Was soll nach dem War-Room erreicht sein? Ziel muss es nicht sein, dass das Projekt abgeschlossen wurde, sondern dass die Probleme, welche das Team hindert das Projekt abzuschliessen, aus dem Weg geräumt sind.
• Dauer des War-Rooms zu Beginn festlegen: Eine War-Room Zeit ist für alle Beteiligten ziemlich anstrengend. Deshalb sollte eine War-Room-Situation nicht allzu lange auftreten und vor allem niemals zur „Normalsituation“ werden.
• Die Zeit nach dem War-Room festlegen: Nach einer gewissen Zeit muss das Projekt wieder in seine gewohnten Bahnen gelenkt werden. Die Experten ziehen sich zurück und das Projektteam übernimmt die Aufgaben wieder. Das soll schon zu Beginn zusammen mit dem War-Room Team geplant werden, insbesondere auch um allfällige Unsicherheiten zu eliminieren.

Fazit:
War Room Situationen können helfen, ein Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Ich habe damit bis jetzt positive Erfahrung gemacht. Dennoch gibt es auch einige Nachteile, die man beachten sollte: Durch einen War-Room (und durch die Experten) kann das bestehende Projektteam eingeschüchtert werden und damit verliert es das Selbstvertrauen, das Projekt ohne Hilfe zu Ende zu bringen. Das könnte einem Projekt noch mehr schaden. Innerhalb des War-Rooms können schnell Konflikte auftreten: Experten kritisieren, man sucht den Schuldigen etc. Das ist natürlich kontraproduktiv. Kritik gehört nicht in einen War-Room sondern zum Projektabschluss.

Welcher Projektleiter ist der Beste?

Kürzlich habe ich über verschiedene Projektleitertypen geschrieben. In diesem Post möchte ich nun ein übergreifendes Fazit ziehen.

Ich glaube, dass mit allen beschriebenen Projektleiter-Profilen ein Projekt erfolgreich geleitet werden kann. Und zwar weil ich bis jetzt eine wichtige Dimension noch nicht genannt habe: Der Charakter des einzelnen Projektleiters!

Wenn sich der Projektleiter egal zu welchem Typus (IT-Experte, fachfremder Projektleiter, Berater und Projektleiter) er am ehesten passt, sich seinen Schwächen bewusst ist, kann er das Projekt dennoch erflogreich leiten. Nämlich genau mit der Erkenntnis, an seinen Schwächen zu arbeiten und sich Hilfe zu holen, wo es notwendig ist. 

Offenheit, Transparenz gegenüber dem Auftraggeber und dem Projektteam, Ehrlichkeit und ein hohes Mass an Sozialkompetenz gehören heute zu den fast wichtigeren Erfolgsfaktoren als Methodik oder Expertenwissen. Wer sich dessen bewusst ist und diese "Charakterzüge" in einem Projekt geziehlt einsetzt, hat sicherlich Erfolg in seinen Projekten.

Sich zu Beginn des Projektes die Risiken, welche die Situation mit sich bringen könnte offen zu legen, sich das Projektteam genau anzuschauen und sicher zu stellen, dass die richtigen Leute an Bord sind (allenfalls mit Unterstützung eines Coaches) und den Auftraggeber in die Entscheidungen mit einzubeziehen, sind eine wichtige Grundlage für die Wahl des "richtigen" Projektes (oder des richtigen Projektleiters). 

Auch die Erfahrung eines Projektleiters in den Bereichen Fachwissen und Projektmanagement-Wissen deuten darauf hin, ob diejenige Person in der Lage ist, ein bestimmtes Projekt zu leiten.

In der Praxis ist es leider oftmals nicht der Fall, dass der Projektleiter sein Projekt oder der Auftraggeber sein Projektleiter selbst wählen darf. Man wird einem Projekt "zugewiesen". In solchen Situationen ist die Transparenz und Offenheit umso wichtiger.