14. April 2011

Delegieren ist nicht immer einfach

Ein Projektleiter muss in der Lage sein, Dinge delegieren zu können. Fehlt ihm diese Fähigkeit, so kann es passieren, dass er sehr schnell mit Tasks überlastet ist und darunter leidet schlussendlich das gesamte Projekt.

Es gibt ein paar Dinge die beim Delegieren beachtet werden sollten:

Klare Aufgabenformulierung: 
Der PL muss sicherstellen, dass die Aufgabe, die delegiert werden soll, klar formuliert ist. Dazu gehört ein Briefing und vor allem ein "Lieferobjekt". Der PL soll veranschaulichen, was er als Resultat gerne hätte.
Allenfalls sind auch die Definition von "Zwischen-Lieferobjekten" resp. Reviews sinnvoll, insbesondere bei grösseren Aufgaben.

Identifikation mit dem Task: 
Der PL muss sicherstellen, dass sich derjenige, der eine Aufgabe übernimmt, sich damit identifiziert und dass die Verantwortung dafür übernommen wird.  So kann der PL auch darauf vertrauen, dass der Task auch wirklich erledigt wird. Dies kann er beispielsweise erreichen indem...:
  • ...die Wichtigkeit der Aufgabe betont wird
  • ...die Auswirkungen bei Nichterledigung veranschaulicht werden
  • ...allenfalls Belohnung in Aussicht gestellt wird 
  • ...zum Voraus gelobt wird ("Wenn Du das alles gemacht hast, bin ich sehr stolz auf Dich")

Sich zurückziehen: 
Ist der Task übergeben, so soll sich der PL bewusst zurückziehen. Ansonsten läuft er Gefahr, dass er sich trotzdem um alles kümmert und somit schlussendlich doch selbst den Task erledigt. Das ist aber genau nicht im Sinne des Delegierens. Deshalb soll er den Beauftragten einfach mal machen lassen (man hat ja Zwischenreviews definiert), auch wenn er dadurch allenfalls ins „Kalte Wasser geworfen wird“. Gerade bei grösseren Aufgaben, die einem vielleicht selbst Spass machen, muss der PL besonders darauf achten (z.B. auch bei einer Projektübergabe). 

Frühzeitige Übergabe: 
Wie alles in einem Projekt, sollte auch das Delegieren geplant sein. Derjenige der die Aufgabe übernimmt, soll genügend Zeit erhalten, sich sorgfältig einzuarbeiten, sodass er sich auch angemessen um die Aufgabe kümmern kann. In der Praxis ist das natürlich der Idealfall. Meistens muss man Dinge ja delegieren, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert ist und deshalb bleibt auch keine "Planungszeit" übrig. Trotzdem sollte der PL versuchen, auch wenns hektisch ist, diese Dinge zu beachten. 

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