26. März 2015

Komplexe Projekte – es geht auch einfach – oder nicht?

Es klingt so einfach: Man kann ein Projekt überschaubarer, einfacher machen, wenn man Komplexität reduziert. Ich frage mich je länger je mehr, wie man das genau macht und ob der Nutzen von Komplexitätsreduktion auch wirklich nachhaltig ist.

Ein Annäherungsversuch zur Reduktion von Komplexität

In einem operativen Projekt gibt es einige komplexe Konstrukte, die man vermutlich vereinfachen kann – Beispiele:
  • Zu viele Ansprechpartner
    Oft gibt es zu viele Ansprechpartner und keine klaren Verantwortlichkeiten. Das führt zwangsläufig zu einem (vermeintlich) komplexen Chaos. Ein geübter Projektleiter kann hier aber sehr schnell Abhilfe verschaffen, in dem er die Kommunikationskanäle und Rollen genau definiert und sicherstellt, dass diese auch so gelebt werden.
    --> Weniger Komplexität durch klare Strukturen
  • Die zu implementierende Software muss alles können
    Die Softwarelösung soll die sogenannte „eierlegende Wollmilchsau“ werden. Der Kunde will alles, alles möglichst bequem, hat aber ein geringes Budget. Ein vermeintlich sehr, sehr komplexes Projekt. Auch hier wird mit wenigen Handgriffen Komplexität rausgenommen: Design to Cost Ansätze oder Scope-Reduktionen, sowie Erwartungsmanagement sind nur einige Punkte, die hier eingesetzt werden können.
    --> Weniger Komplexität durch klaren Projektscope/Projektauftrag.
  • Zu viele Projekte, die parallel laufen
    Man möchte alles auf einmal: neues Look % Feel, höhere Conversion Rate, Digitalisierung der internen Prozesse, und gleichzeitig noch eine neue Projektmanagement Software einführen, das ganze „möglichst agil“ umgesetzt. Solche Konstrukte sind schwierig zu lösen, da sie oft in den Köpfen der Auftraggeber festsitzen. Auch hier helfen klare Strukturen und vor allem Gesamtprojektpläne, Gesamtprojektleiter und Rollendefintion etc. In solchen Konstrukten gilt es nicht, die einzelnen Projekte zu überwachen, sondern das Gesamtprojekt als Ganzes und vor allem die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teilprojekten. Verständnis über Vorgehen und Methoden müssen geklärt und festgehalten werden.
    --> Weniger Komplexität durch klare Vorgehensweisen, Templates, Abhängigkeiten, Transparenz – durch Gesamtführung


Das Projekt als komplexes System betrachtet

Oben stehende Beispiele mögen wohl auf der operativen Ebene in einigen Fällen funktionieren. Aber auch nicht unbedingt. Ein klarer Projektauftrag heisst noch lange nicht, dass dieser vom Auftraggeber dann auch so verstanden und ausgelegt wird. 
Wenn man Projekte als komplexe Systeme betrachtet, so wird es um einiges schwieriger, Komplexität rauszunehmen. Projekte leben (und sterben) von den Menschen die involviert sind. Jeder Mensch hat eine eigene Auffassung des Projektes, hat einen individuellen kulturellen und gedanklichen Hintergrund – hat eine eigene Geisteshaltung. Das kann nicht einfach mit ein paar Methoden umgekrempelt werden. Im Gegenteil, die Kunst liegt hier viel mehr darin, wie man mit dem Projekt als komplexes System umgehen kann. Wie werden solche Projekte optimaler Weise geführt?

Meine Antwort dazu lautet: Führung, Führung und nochmals Führung. Hier leitet man nicht mehr einfach ein Projekt, hier führt man Menschen auf ein bestimmtes Ziel hin (wobei die Ziele sehr vielschichtig von individuellen Zielen hin zu den Projektzielen sein können)

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