Fortschrittskontrolle - was der PM berücksichtigen sollte

Wie messe ich den Fortschritt in meinem Projekt? Eigentlich eine tägliche Arbeit des Projektleiters, allerdings eine nicht ganz anspruchslose Aufgabe.
Der Projektleiter muss sich bei der Fortschrittkontrolle (wie bei der gesamten Projektsteuerung auch) sich im Klaren sein muss, was der Trade-Off des Projektes ist. Darauf aufbauend soll auch die Fortschrittskontrolle gemacht werden.

Aus meiner Sicht gibt es folgende Grundregeln, die bei der Fortschrittskontrolle zwingend gemacht werden sollte:

Ganzheitliche Fortschrittskontrolle
Für eine zuverlässige Aussage über den aktuellen Projektstand. müssen immer alle Dimensionen (Kosten, Termine und Leistung) berücksichtigt werden sollen. Dem Auftraggeber hilft es wenig, wenn ihm mitgeteilt wird, dass für das Arbeitspaket X 5 Tage aufgelaufen sind. Wenn er aber gleichzeitig weiss, dass das Arbeitspaket zur Hälfte fertig gestellt ist und dass es planmässig abgeschlossen werden kann, ist das um einiges aussagekräftiger.

Prognosen erstellen
Dies ist integrierender Bestandteil der Fortschritssmessung: Je nach Trade Off muss der Projektleiter eine zuverlässige Aussage über die Endkosten, resp. Endtermin des Projektes machen können. Gerade bei fixen Kosten (oder Terminen) muss er wissen, ob mit dem bereits geleisteten Umfang des Projektes die Kosten oder der Termin gehalten werden kann. Kann er dies nicht bestätigen, so muss er entsprechend steuern. Entsteht ein Mehraufwand, gibt es zwei Methoden die hilfreich sind:

• Additiv
  Der Projektleiter zählt den zum Zeitpunkt x angefallenen Mehraufwand zur Kostenschätzung, resp. Endtermin des AP’s hinzu. Diese Methode kann dann angewendet werden, wenn der Projektleiter davon ausgeht, dass der angefallene Mehraufwand einmalig ist (beispielsweise auf Grund einer einmaligen Einarbeitung eines weiteren Projektmitarbeiters).

• Linear
  Hier zählt der Projektleiter den angefallenen Mehraufwand auf sämtliche folgende Arbeitsschritte bis zur Fertigstellung des Arbeitspaketes hinzu. Diese Methode wendet der Projektleiter an, wenn er sieht, dass der angefallene Mehraufwand sich wiederholen wird (beispielsweise wenn ein Projektmitarbeiter regelmässige Unterstützung eines Experten benötigt).

Transparente Kommunikation gegenüber dem Auftraggeber ist hier unabdingbar, insbesondere dann, wenn es eine Planabweichung gibt (Vgl. Post über Verhandlung und Projektleitung)
 

Nicht nur auf Zahlen fixieren:
Wichtig ist, dass sich der Projektleiter nicht nur auf die Zahlen fixiert, sondern auch das persönliche Gespräch mit dem Projektteam wie auch mit dem Auftraggeber sucht. Insbesondere bei einer Abweichung sollte der Auftraggeber informiert werden. Es soll ihm aufgezeigt werden, was man tun kann, damit das ursprünglich vereinbarte Ziel dennoch erreicht werden kann. Das ist schlussendlich eine Teamarbeit, die von allen Teammitgliedern Kreativität und Mitdenken erfordert.